Kako štitimo tvoje podatke.

Voditelj obrade osobnih podataka

Voditelj obrade osobnih podataka u smislu članka 4. točke 7. Opće uredbe (EU) 2016/679 je:

Klub trenutno nema imenovanog službenika za zaštitu podataka (DPO) jer to nije zakonska obveza za udrugu naše veličine, no za sva pitanja o obradi možete se obratiti predsjedniku ili na navedenu klupsku e-poštu.

Koje osobne podatke prikupljamo

Prikupljamo samo one podatke koji su nužno potrebni za naš rad. Konkretno:

Iz kontakt obrasca i upita

• Ime i prezime
• E-pošta adresa
• Telefon (opcionalno, ako ga sami unesete)
• Sadržaj poruke
• Datum i vrijeme slanja upita

Iz pristupnice / upisa u klub

• Ime i prezime, datum rođenja, adresa stanovanja, OIB · član ili maloljetni član
• Ime, prezime, kontakt i OIB roditelja / skrbnika (za maloljetne članove)
• Kontakt podaci (telefon, e-pošta)
• Spol, težinska kategorija, pojas — za potrebe registracije u HJS i nastupa na natjecanjima
• Liječnička potvrda o sposobnosti za bavljenje sportom (kad je tražena)

Tehnički i statistički podaci

• IP adresa, vrsta preglednika, uređaj — samo u svrhu sigurnosti i grube analitike posjeta (ako koristimo analitičke alate uz vašu privolu — vidi točku 8)

Fotografije i video sadržaj

• Fotografije i video snimke s treninga i natjecanja — objavljujemo ih na web stranici, društvenim mrežama i u medijima samo uz pristanak. Za maloljetne članove tražimo pisanu privolu roditelja / skrbnika.

Svrhe obrade i pravna osnova

Vaše podatke obrađujemo u sljedeće svrhe i na sljedećim pravnim osnovama (čl. 6. GDPR-a):

Odgovor na upit putem obrasca ili e-pošte

Pravna osnova: privola (čl. 6(1)(a)) — dajući pristanak u obrascu, suglasni ste s obradom u svrhu odgovora.

Vođenje članstva i izvršavanje ugovora o članstvu

Pravna osnova: izvršavanje ugovora (čl. 6(1)(b)) — nakon upisa, klub vodi evidenciju članova, raspored treninga, članarine i napredovanja.

Prijava na natjecanja i registracija u nacionalni sustav

Pravna osnova: izvršavanje ugovora i zakonska obveza (čl. 6(1)(b) i (c)) — sukladno pravilima Hrvatskog judo saveza (HJS) i Nacionalnog informacijskog sustava u sportu (NISUS), klub registrira natjecatelje i prosljedjuje potrebne podatke.

Računovodstvo i financijsko izvještavanje

Pravna osnova: zakonska obveza (čl. 6(1)(c)) — sukladno Zakonu o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija.

Komunikacija s članstvom i obavijesti o aktivnostima

Pravna osnova: legitimni interes (čl. 6(1)(f)) — obavještavanje članova o rasporedu, natjecanjima i klupskim događajima.

Objava fotografija i medijska prezentacija

Pravna osnova: privola (čl. 6(1)(a) i čl. 9(2)(a) za maloljetne članove) — nikad ne objavljujemo fotografije članova, posebno maloljetnih, bez izričitog pristanka.

Tko ima pristup vašim podacima

Vaši podaci dostupni su samo onima kojima su nužno potrebni:

• Treneri i uprava kluba — za potrebe trening procesa, evidencije i komunikacije
• Hrvatski judo savez (HJS) — za registraciju natjecatelja, polaganje pojaseva i nastupe na službenim natjecanjima
• Europska judo unija (EJU) i Međunarodna judo federacija (IJF) — za međunarodne nastupe, kad je primjenjivo
• Ministarstvo, NISUS sustav, FINA — za zakonom propisana izvještavanja
• Davatelji usluga (hosting, e-pošta, računovodstveni servis) — samo u onoj mjeri u kojoj je potrebno za njihovu uslugu, uz obvezu čuvanja povjerljivosti

Vaše podatke ne prodajemo niti ustupamo trećim stranama u marketinške svrhe.

Koliko dugo čuvamo vaše podatke

Podatke čuvamo onoliko dugo koliko je potrebno za svrhu zbog koje su prikupljeni:

• Podaci iz upita — do 12 mjeseci od dana zaprimanja, nakon čega se brišu, osim ako se upit ne pretvori u upis u klub
• Podaci članova kluba — tijekom članstva i 5 godina nakon prestanka članstva (radi mogućih sportskih, računovodstvenih ili pravnih potreba)
• Računovodstveni podaci — 11 godina sukladno Zakonu o računovodstvu
• Fotografije i video — do opoziva privole; opozivom privole povlačimo sadržaj s naših kanala u razumnom roku

Vaša prava kao ispitanika

Sukladno GDPR-u, imate sljedeća prava u odnosu na svoje osobne podatke:

• Pravo na pristup — saznati koje podatke o vama obrađujemo
• Pravo na ispravak — tražiti ispravak netočnih ili nepotpunih podataka
• Pravo na brisanje („pravo na zaborav”) — tražiti brisanje kada više nema osnove za obradu
• Pravo na ograničenje obrade — tražiti privremenu obustavu obrade
• Pravo na prenosivost podataka — primiti svoje podatke u strukturiranom obliku
• Pravo na prigovor — protiviti se obradi koja se temelji na legitimnom interesu
• Pravo na opoziv privole — u svakom trenutku, što ne utječe na zakonitost obrade prije opoziva
• Pravo na pritužbu nadzornom tijelu — Agenciji za zaštitu osobnih podataka (azop.hr)

Za ostvarivanje bilo kojeg od ovih prava pišite nam na jkfortitudo@gmail.com. Odgovaramo u roku od 30 dana od dana zaprimanja zahtjeva, što se može produžiti dodatnih 60 dana u složenijim slučajevima.

Djeca i maloljetnici

Posebnu pozornost posvećujemo zaštiti podataka maloljetnih članova kluba (mlađih od 18 godina):

• Pristupnicu i suglasnosti za maloljetnog člana potpisuje roditelj ili zakonski skrbnik.
• Za bilo kakvu objavu fotografija ili video snimaka maloljetnog člana tražimo zasebnu pisanu privolu roditelja / skrbnika, koja se može opozvati u svakom trenutku.
• Privola se odnosi specifično na navedene kanale (web, društvene mreže, mediji, klupski marčevi). Bez privole nema objave.
• Roditelj ima pravo u svakom trenutku zatražiti uklanjanje fotografije svog djeteta s naših kanala.

Kolačići (cookies)

Naša stranica koristi minimalan broj kolačića. Detaljna politika kolačića bit će objavljena uz lansiranje finalne verzije stranice. Trenutno koristimo:

• Nužne kolačiće — samo oni potrebni za rad stranice, ne traže privolu
• Funkcionalne kolačiće — npr. pamćenje vaše suglasnosti za učitavanje Google karte (lokalno na vašem uređaju, ne dijelimo s nikim)
• Kolačiće trećih strana (Google Maps, Google Fonts) — tek nakon vaše izričite privole klikom na gumb „Prihvaćam i učitaj kartu”

Nemamo niti namjeravamo koristiti marketinške ili tracking kolačiće bez vaše izričite privole. Analitičke kolačiće (Google Analytics i sl.) trenutno ne koristimo; ako ih u budućnosti uvedemo, trajeće privola putem cookie bannera.

Sigurnost podataka

Poduzimamo razumne tehničke i organizacijske mjere za zaštitu vaših podataka od neovlaštenog pristupa, gubitka, izmjene ili otkrivanja:

• Web stranica koristi HTTPS · sav promet je šifriran
• Pristup elektroničkim evidencijama članstva ima samo ograničeni broj ovlaštenih osoba
• Lozinke i pristupni podaci za klupske račune čuvaju se sukladno najboljim sigurnosnim praksama
• Papirnata dokumentacija čuva se na zaključanim mjestima u sjedištu kluba
• U slučaju povrede osobnih podataka koja predstavlja rizik za vaša prava, obavještavamo vas i nadzorno tijelo u zakonom propisanim rokovima

Kontakt za pitanja o privatnosti

Za sva pitanja, primjedbe ili zahtjeve vezane uz obradu osobnih podataka možete nam se obratiti:

Ako niste zadovoljni našim odgovorom, imate pravo podnijeti pritužbu Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP), Ulica Metela Ožegovića 16, 10 123 Zagreb · azop.hr · azop@azop.hr.